Opis:
Sekretarka / Asystentka Zarządu
Obowiązki:
-
Koordynowanie i zarządzanie kalendarzem spotkań Zarządu,
-
Organizacja oraz obsługa wydarzeń firmowych, spotkań integracyjnych, konferencji (w tym negocjowanie warunków współpracy z dostawcami),
-
Profesjonalna obsługa klientów i gości, dbanie o pozytywny wizerunek firmy podczas spotkań biznesowych,
-
Wsparcie Zarządu w codziennych zadaniach administracyjnych (przygotowanie prezentacji, raportów, protokołowanie spotkań Zarządu),
-
Zarządzanie przepływem informacji między Zarządem a poszczególnymi jednostkami organizacyjnymi w ramach powierzonych obowiązków,
-
Obsługa obiegu umów oraz dokumentów: rejestracja, kompletowanie, przekazywanie do podpisu, wysyłka oraz archiwizacja,
-
Obsługa korespondencji przychodzącej i wychodzącej, także elektronicznej,
-
Obsługa narzędzi komunikacyjnych oraz wprowadzanie danych do systemów firmowych,
-
Obsługa administracyjno-biurowa pracowników Spółki, monitorowanie stanu zaopatrzenia biura oraz zamawianie artykułów spożywczych i biurowych,
-
Odbieranie i nadawanie przesyłek kurierskich,
-
Utrzymanie estetyki miejsca pracy oraz przestrzeni wspólnych,
-
Prowadzenie dokumentacji zgodnie z obowiązującymi standardami,
-
Realizowanie innych zadań zleconych przez bezpośredniego przełożonego.
Wymagania:
-
Wysoka kultura osobista oraz bardzo dobre umiejętności komunikacyjne,
-
Otwartość, elastyczność i umiejętność pracy pod presją czasu,
-
Umiejętność pracy zespołowej oraz samodzielność w podejmowaniu decyzji,
-
Znajomość języka angielskiego umożliwiająca swobodną komunikację (min. poziom B2),
-
Znajomość obsługi komputera, pakietu MS Office oraz narzędzi do komunikacji i organizacji pracy
-
Zdolność szybkiego uczenia się i umiejętność wielozadaniowości,
-
Dyspozycyjność i punktualność,
-
Mile widziane doświadczenie zawodowe na podobnym stanowisku lub w obsłudze administracyjno-biurowej.