Opis:
Informujemy, że skontaktujemy się jedynie z wybranymi kandydatami.
Stanowisko będzie dostępne od 1 sierpnia 2025 roku.
Zakres obowiązków:
-
Prowadzenie sekretariatu Knowhub Sp. z o.o. (m.in. opieka nad gośćmi biura, obsługa urządzeń biurowych, itp.).
-
Organizacja i koordynacja szkoleń i konferencji - kontakt z klientami, trenerami, hotelami, rozwiązywanie problemów, wyszukiwanie dostawców, negocjacje.
-
Wysyłanie i koordynowanie zamówień do hoteli (zakupu usług noclegowych, cateringowych i szkoleniowych).
-
Przygotowywanie materiałów szkoleniowych w porozumieniu z pracownikami Knowhub i trenerami prowadzącymi usługi.
-
Tworzenie raportów podsumowujących szkolenia.
-
Weryfikacja i uzupełnianie baz danych, w tym CRM.
-
Koordynacja dokumentów spółki, nadzorowanie przepływu korespondencji oraz archiwum biura.
-
Prowadzenie i obsługa korespondencji mailowej, pocztowej, ewidencji poczty i obsługa wysyłek kurierskich.
-
Koordynowanie i organizowanie wewnętrznych oraz biznesowych spotkań.
-
Zarządzanie dostawami, przygotowywanie zamówień, kontakty z dostawcami (zaopatrzenie biura).
-
Prowadzenie dokumentacji szkoleniowej.
-
Wspieranie polityki marketingowej Knowhub.
-
Wsparcie zespołu sprzedaży w przygotowywaniu ofert.
-
Wsparcie zespołu administracyjno-finansowego w bieżących zadaniach.
Wykształcenie i doświadczenie:
-
Wykształcenie minimum średnie, preferowane wyższe (administracja, zarządzanie, organizacja wydarzeń, marketing lub pokrewne).
-
Mile widziane doświadczenie na podobnym stanowisku (np. asystent biura, specjalista ds. administracyjnych, organizator szkoleń).
Umiejętności techniczne i organizacyjne:
-
Bardzo dobra znajomość pakietu MS Office (Word, Excel, PowerPoint, Outlook).
-
Umiejętność obsługi urządzeń biurowych (drukarki, skanery, centrale telefoniczne).
-
Znajomość systemów CRM i umiejętność ich obsługi.
-
Umiejętność prowadzenia dokumentacji oraz archiwizacji danych.
-
Dobre zdolności organizacyjne i zarządzania czasem – umiejętność koordynowania wielu zadań jednocześnie.
Umiejętności komunikacyjne i interpersonalne:
-
Wysoka kultura osobista i umiejętność profesjonalnej obsługi klienta (osobistej, telefonicznej, mailowej).
-
Umiejętność pracy w zespole oraz współpracy z różnymi działami (sprzedaż, administracja, marketing).
-
Bardzo dobre umiejętności komunikacyjne, w tym negocjacyjne.
Kompetencje dodatkowe:
-
Dokładność, sumienność i odpowiedzialność w realizacji powierzonych zadań.
-
Kreatywność i inicjatywa w rozwiązywaniu problemów.
Mile widziane:
-
Doświadczenie w organizacji szkoleń, konferencji lub wydarzeń biznesowych.
-
Znajomość narzędzi marketingowych oraz wsparcie działań marketingowych.
-
Umiejętność przygotowywania raportów i podsumowań.
-
Prawo jazdy kat. B.
-
Język angielski na poziomie komunikatywnym.
Co oferujemy:
-
Stabilne zatrudnienie: Umowa o pracę na pełen etat.
-
Przyjazną atmosferę w pracy: Pracujesz w zgranym i pomocnym zespole, w którym liczy się dobra współpraca i wzajemne wsparcie.
-
Różnorodność zadań: Praca pełna wyzwań, pozwalająca na zdobywanie doświadczenia w różnych obszarach – organizacja szkoleń, kontakt z klientami, współpraca z trenerami.
-
Możliwość rozwoju: Zdobywanie doświadczenia w branży szkoleniowej, organizacji wydarzeń i marketingu.
-
Wpływ na działania firmy: Twoje pomysły i inicjatywy będą mile widziane – chętnie wspieramy kreatywność i zaangażowanie.
-
Wsparcie merytoryczne: Pomoc doświadczonych kolegów i koleżanek w codziennych zadaniach.
-
Dodatkowo: elastyczne godziny pracy (w zakresie 7:30-16:30), dodatkowy dzień urlopu tzw. "urodzinowy", cykliczne biurowe granie w planszówki :-)
Informujemy, że skontaktujemy się jedynie z wybranymi kandydatami.
Stanowisko będzie dostępne od 1 sierpnia 2025 roku.