Opis:
Stanowisko: Pracownik ds. Administracji
Zakres obowiązków i odpowiedzialności:
1. Administracja firmy
-
Zarządzanie dokumentacją firmową, w tym przygotowywanie, archiwizowanie i kontrola umów, faktur, dokumentów celnych oraz korespondencji.
-
Nadzór nad sprawami biurowymi: zamówienia materiałów biurowych, zarządzanie sprzętem, koordynacja serwisów technicznych.
-
Obsługa korespondencji tradycyjnej i elektronicznej oraz kierowanie jej do odpowiednich działów.
-
Prowadzenie akt pracowniczych (umowy, urlopy, zgłoszenia ZUS), wsparcie w rekrutacjach i onboardingu nowych pracowników.
-
Kontrola terminowości obowiązków administracyjno-prawnych (np. zgłoszenia do UDT, aktualizacje wpisów do CEIDG/KRS).
-
Organizacja spotkań, harmonogramów oraz wsparcie logistyczne dla zespołu.
2. Współpraca z Biurem Rachunkowym
-
Koordynacja przepływu dokumentów finansowych (faktury zakupu/sprzedaży, koszty, rozliczenia) do biura rachunkowego.
-
Weryfikacja poprawności dokumentów przed przekazaniem do księgowości.
-
Przygotowywanie comiesięcznych list płac oraz rozliczeń dla pracowników.
-
Wsparcie w przygotowywaniu raportów finansowych i deklaracji podatkowych (VAT, CIT).
-
Monitorowanie terminów płatności i przypominanie o zobowiązaniach.
3. Współpraca z Agencją E-commerce
-
Koordynacja działań z agencją obsługującą sklep internetowy i markety (np. Allegro, Amazon).
-
Dostarczanie agencji aktualnych danych produktowych (opisy, ceny, parametry techniczne) oraz informacji o promocjach.
-
Monitorowanie terminowości aktualizacji treści na platformach i zgłaszanie poprawek.
-
Nadzór nad procesem zamówień online: kontrola dostępności towaru, koordynacja z magazynem i działem logistyki.
-
Rozwiązywanie problemów technicznych i administracyjnych zgłaszanych przez agencję (np. błędy w fakturach, zwroty).
-
Przygotowywanie raportów sprzedażowych z platform e-commerce oraz analiza efektywności działań.
4. Obsługa Klientów i Reklamacje
-
Wsparcie w obsłudze reklamacji i zwrotów we współpracy z działem sprzedaży i agencją e-commerce.
-
Kontakt z klientami w sprawach administracyjnych (np. korekty faktur, dokumentacja gwarancyjna).
5. Inne Obowiązki
-
Wsparcie w realizacji projektów optymalizacyjnych (np. wdrożenie nowego systemu ERP).
-
Inicjowanie usprawnień procesów administracyjnych i biurowych.
Wymagania:
-
Wykształcenie wyższe (preferowane kierunki: administracja, zarządzanie, finanse) lub średnie z doświadczeniem.
-
Doświadczenie : Minimum 2 lata na podobnym stanowisku w firmie handlowej/produkcyjnej.
-
Umiejętności :
-
Znajomość przepisów dot. dokumentacji handlowej, faktur i podstaw prawa pracy.
-
Biegła obsługa pakietu MS Office (Excel w stopniu zaawansowanym), systemów ERP (np. Comarch, Enova).
-
Znajomość platform e-commerce oraz narzędzi do analizy danych (Google Analytics).
-
Język angielski (min. B2) – obsługa dokumentacji importowej i kontakt z zagranicznymi partnerami.
-
Prawo jazdy kat. B (mile widziane).
-
-
Kompetencje miękkie : Samodzielność, dokładność, umiejętność zarządzania czasem, komunikatywność.
Oferujemy:
-
Pracę w stabilnej firmie z dynamicznym zespołem.
-
Możliwość rozwoju (szkolenia branżowe, udział w projektach).
-
Atrakcyjne wynagrodzenie + system premiowy
Miejsce pracy: Czarnków