Opis:
Cześć,
Nazywam się Grzegorz Mogilewski i prowadzę firmę Iconaris. Firma jest parasolem dla kilku innych inicjatyw, w tym niewielkiej agencji digitalowej Lafudu (lafudu.pl), specjalizującej się w obsłudze marek spożywczych, oraz fintechowego startupu Budget Studio (budget.studio)
Poszukuję osoby, która będzie wspierała nas w organizacji spraw prawno-finansowych, pracy biura oraz zwiększeniu produktywności zarządu. Twoje zadania obejmą także kwestie pozazawodowe, np. organizację urlopów.
Zakres obowiązków
Stanowisko to obejmuje wiele uzupełniających się obszarów takich jak:
-
Zarządzanie fizycznym i elektronicznym obiegiem dokumentów finansowych, wystawianie faktur, weryfikacja i ewidencjonowanie kosztów, wykonywanie przelewów i kontrola stanu konta, przekazywanie dokumentów do księgowości, przeciwdziałanie zatorom płatniczym, zgłaszanie umów do ZUS, przygotowywanie umów, przedłużanie domen oraz ubezpieczeń.
-
Nadzorowanie realizacji budżetów firmy za pomocą Budget Studio, obejmujące codzienną pracę z aplikacją, uzupełnianie danych, monitorowanie harmonogramów, cashflow i weryfikację wyników finansowych.
-
Wsparcie administracyjne zespołu obejmujące zarządzanie kalendarzem urlopów, wsparcie przy rekrutacji i procesach onboardingu / offboardingu, organizację spotkań firmowych, przygotowywanie powtarzalnych wycen, podsumowywanie spotkań zespołu - tworzenie zadań i projektów z nich wynikających, organizację struktury Google Drive i Notion dla nowych projektów, rozliczanie i raportowanie roboczogodzin podwykonawców.
-
Zarządzanie biurem, obejmujące zakupy artykułów biurowych i spożywczych, dbanie o ogólny ład i porządek (sprzątaniem oczywiście zajmuje się serwis sprzątający), planowanie remontów i napraw, obsługę korespondencji fizycznej.
-
Zarządzanie moimi codziennymi zadaniami zawodowymi i osobistymi (np. obsługa skrzynki pocztowej, kalendarzy, przeglądy samochodów, monitorowanie inwestycji, research, organizacja prywatnych wyjazdów).
-
Merytoryczne wsparcie klientów Budget Studio oraz organizację spotkań online z nimi.
Miejsce i środowisko pracy
Głównie pracujemy w biurze w Warszawie (Wilanów). Od poniedziałku do piątku, w godzinach 9:00 - 17:00. Jesteśmy firmą technologiczną, w której wszyscy doskonale obracają się w różnych narzędziach usprawniających pracę. Na co dzień używamy następującego zestawu:
-
Google Workspace (Drive, Docs, Sheets)
-
Budget Studio
-
Notion
-
Slack
-
Everhour
-
LLM-y - ChatGPT / Gemini
Nie znasz ich wszystkich? Nie martw się - nauczymy Cię.
Twoje kompetencje i doświadczenie
Cytując bezpośrednie słowa naszej obecnej Office Manager (Twojej poprzedniczki), z którą pracujemy ponad 8 lat: "Potrzebna jest wielozadaniowość, dobra organizacja pracy, skrupulatność, obsługa Google Drive, chociaż podstawowa znajomość zasad księgowania, wiedza o formach zatrudnienia (odróżnianie zlecenia od umowy o dzieło), wiedza o umowach B2B, no i bardzo dobra umiejętność obsługi komputera - w takim sensie, że trzeba umieć używać bardzo wielu różnych narzędzi, nie bać się tych nowych narzędzi i szybko się ich uczyć."
Zatem, aby komfortowo nam się wspólnie pracowało, musisz być:
-
Osobą z tego typu doświadczeniem: Preferujemy kandydatki/ów, którzy mają doświadczenie w zarządzaniu biurem oraz asystowaniu zarządowi.
-
Skrupulatną/-ym i zorganizowaną/-ym: Wymagana jest dobra organizacja pracy, dbałość o szczegóły oraz spora doza elastyczności.
-
Kompetentną/-ym w obsłudze Google Workspace: Ważna jest znajomość Google Drive, dokumentów, a szczególne arkuszy kalkulacyjnych. Im sprawniej wykorzystujesz formuły i możliwości formatowania tym lepiej - non stop coś wyliczamy za ich pomocą.
-
Osobą dbającą o estetykę tworzonych dokumentów: formatowanie, odpowiednie odstępy i bullet pointy są Twoimi naturalnymi sprzymierzeńcami.
-
Z podstawową znajomością księgowania i zasad zatrudnienia: Powinnaś/Powinieneś odróżniać różne formy zatrudnienia oraz mieć podstawową wiedzę o umowach B2B.
-
Komunikatywną/-ym po angielsku na poziomie co najmniej średnio-zaawansowanym. Korzystamy z wielu narzędzi i źródeł angielskojęzycznych.
-
Osobą pogodną i uśmiechniętą. Jesteśmy małym, zgranym zespołem, w którym wszyscy na sobie polegamy. Twoja rola jest bardzo ważna w dalszym kultywowaniu i umacnianiu takiego środowiska.
Warunki formalne
Na start oferujemy Ci umowę B2B (rozliczenie firma-firma) na okres 3 miesięcy. Po tym okresie, jeśli okaże się, że jesteśmy dla siebie stworzeni, przedłużenie na czas nieokreślony. Jeśli chodzi o sprzęt do pracy - dostaniesz Maca.
Pieniądze
10 000 zł netto (+23% VAT, jeśli jesteś płatnikiem VAT) na fakturze. To, ile będziesz zarabiać w przyszłości, zależy od Twojego wpływu na organizację. Pierwsza rozmowa na ten temat zazwyczaj ma miejsce po 12 miesiącach.
Jak aplikować
Jeśli wszystko, co dotychczas napisaliśmy, powoduje przyspieszone bicie Twojego serca, to aplikuj do nas, wypełniając formularz rekrutacyjny dostępny pod guzikiem "Aplikuj teraz"